Quais as boas práticas no uso do email?

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O uso de email é, na maioria das vezes, essencial para a comunicação em empresas. Por isso, elaboramos algumas dicas de boas práticas no uso dessa ferramenta visando melhorar a experiência do usuário e evitar problemas decorrentes de uso inadequado.

Armazenamento

  • Caso sua conta de email atinja o espaço máximo disponível ou o limite de 50.000 mensagens armazenadas, você não conseguirá receber novas mensagens e seus remetentes receberão uma resposta de erro ao tentar lhe enviar um email. Para evitar que isso ocorra, siga as recomendações a seguir:
    • Verifique periodicamente o espaço ocupado e a quantidade de mensagens armazenadas de suas contas de email. Isso pode ser feito via cliente de email ou webmail.
    • Evite guardar um volume muito grande de mensagens, assim como mensagens com arquivos anexos muito grandes. Exclua as mensagens desnecessárias e faça backup das demais no seu computador local ou no próprio FTP do domínio.

Backup

  • Caso o acesso à sua conta de email seja exclusivamente via Webmail ou IMAP, recomendamos que periodicamente seja feito o backup de suas mensagens para evitar que a cota seja excedida. Este backup pode ser realizado configurando a conta em um cliente de email utilizando o protocolo POP3. Desta forma, todas as mensagens serão baixadas para seu computador e excluídas do servidor. Para informações de como realizar esta configuração acesse Como acessar e configurar minha conta de e-mail?.
  • Outra opção é realizar o backup das mensagens de e-mail enviadas e recebidas contratando o serviço adicional Arquivamento de E-mail. Este serviço é recomendado para auditoria de mensagens e backup de curto prazo, já que a conta do Arquivamento de Email também pode ter a cota excedida.

Anexos

  • Evite o envio de mensagens com anexos muito grandes. Isto poderá exceder o espaço disponível de sua conta e de seu destinatário, impedindo que novas mensagens sejam recebidas até que seja liberado espaço na conta. Lembrando que o limite de tamanho para mensagens enviadas ou recebidas é de 30 MB para o serviço SMTP e 10 MB para o Webmail. Como alternativa, você pode publicar o(s) arquivo(s) no FTP de seu domínio e enviar apenas o link. Para mais informações, leia nossa wiki Como enviar e-mail com imagens sem anexá-las à mensagem?.

Enviando emails em grande quantidade

  • O envio de uma mesma mensagem para muitos endereços de email pode ser interpretado como spam pelos provedores de seus destinatários. Se isso ocorrer, os servidores de email da CentralServer podem ser incluídos em listas de bloqueio, conhecidas como blacklists, impedindo que você e todos os nossos demais clientes continuem enviando emails. Por este motivo, mantemos uma rigorosa Política Antispam. Para enviar mensagens a um número grande de endereços, recomendamos o uso de uma ferramenta de Email Marketing, como o Sendy.
  • Outras práticas que podem ser adotadas para minimizar o risco de você ser confundido com um spammer são:
    • Antes de enviar uma mensagem, reflita se o conteúdo será útil ou de interesse do destinatário.
    • Sempre utilize um assunto para a mensagem que seja relacionado com o conteúdo para facilitar a identificação pelo destinatário. Dessa forma, o destinatário poderá analisar com mais facilidade se é de seu interesse ou não abrir a mensagem.
    • Não envie mensagens para listas de usuários com emails cadastrados por indicação ou listas adquiridas de terceiros.
    • Respeite as solicitações de descadastramento de suas listas.

Cuidados com a segurança

Detecção de Spam

  • Mantenha ativo o sistema Antispam para as contas de email hospedadas na CentralServer. Este recurso auxilia na identificação e tratamento de mensagens de Spam de acordo com alguns critérios.
  • As mensagens da caixa Spam são excluídas automaticamente após 07 dias. Verifique periodicamente as mensagens recebidas nesta pasta. Caso identifique alguma mensagem autorizada classificada como Spam, adicione o remetente da mensagem na Lista Branca do sistema Antispam.
  • Para mais informações, leia nossa wiki Como filtrar o recebimento de Spam em meu domínio?.